การสร้างตาราง (Table)

การสร้างตาราง (Table)

          ในการสร้างตารางนั้นนักเรียนต้องออกแบบฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการกำหนด Entity กำหนด Attribute กำหนดPrimary key และกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง Entity จนสร้างเป็นตารางฐานข้อมูล เพื่อมากำหนดค่าต่างๆในโปรแกรม Ms Access

ขั้นตอนการสร้างตารางในโปรแกรม Access 2007

          1.  เปิดโปรแกรม MS Access 2007 โปรแกรมจะสร้างตารางปล่าวให้อัตโนมัติ 1 ตาราง ในมุมมองDatasheet View

 

          2. เปลี่ยนมุมมองจาก Datasheet View เป็น Design View

 

  

          3. โปรแกรมจะขึ้นหน้าต่างให้ตั้งชื่อตาราง

 

           4. โปรแกรมจะเปลี่ยนมุมมองหน้าต่างสำหรับการกำหนดคุณสมบัติของตารางตามที่ได้ออกแบบไว้

 

          ทำการกำหนดดังนี้

          4.1  กรอกชื่อฟิลด์ในช่อง Field Name โดยให้ฟิลด์ที่กำหนดให้เป็นPrimary key เป็นช่องแรก

                    4.2 กำหนดชนิดของฟิลด์ในช่อง Data type

 

                    โดยต้องศึกษาจากตารางประเภทของฟิลด์ เพื่อให้การกำหนดชนิดของข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

ประเภท	ขนาด	ความหมาย
Text	สูงสุด 255 ตัวอักษร	ตัวอักษร ตัวเลขหรือเครื่องหมายต่างๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณ
Memo	สูงสุด 65,635 ตัวอักษร	ตัวหนังสือหรือตัวเลขที่เป็นคำอธิบาย หรือบักทึกที่มีความยาวมากๆ
Number	1 – 8 ไบท์	ข้อมูลตัวเลขทั้งจำนวนเต็มหรือทศนิยมที่ต้องใช้ในการคำนวณดังนี้ 1.      Byte : ตัวเลขจำนวนเต็ม 0-255 2.      Integer : จำนวนเต็ม -32,768 ถึง 32,768 3.      Long integer : จำนวนเต็ -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 4.      Single : เก็บตัวเลขทศนิยม 7 ตำแหน่ง 5.      Double : เก็บตัวเลขทศนิยม 15 ตำแหน่ง 6.      Decimal : เก็บตัวเลขทศนิยม 28 ตำแหน่ง
Date/Time	8 ไบท์	วันที่และเวลาซึ่งมีรูปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกำหนดแบบของการแสดงผลเองได้
Currency	8 ไบท์	เก็บข้อมูลที่เป็นจำนวนเงิน เพื่อป้องกันเรื่องการปัดเศษทศนิยม
Auto Number	4 Byte	กำหนดตัวเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกันโดยอัตโนมัติโดยโปรแกรม
Yes/No	1 บิท	เก็บข้อมูลในรูปที่เป็นได้ 2 อย่าง เช่น จริง/เท็จ ชาย/หญิง ถูก/ผิด
OLE Object	1 GB	เก็บข้อมูลที่ถูกสร้างโดยโปรแกรมอื่น เช่น รูปภาพ เป็นต้น
Hyperlink	สูงสุด  2,048 ตัวอักษร	จุด Link ต่างๆ
Lookup Wizard	4 ไบท์	ข้อมูลที่เลือกจากตารางอื่นๆ ที่สัมพันธ์กัน
Attachment		เก็บข้อมูลที่เป็นรูปภาพ

                    4.2 กำหนดคุณสมบัติของฟิลด์ ในช่อง Field Properties

                    กำหนดคุณสมบัติของฟิลด์มีความหมายดังนี้ดังนี้

Field Size	ขนาดของ ตามชนิดที่เลือกไว้ใน Data Type
Format	รูปแบบของข้อมูลใน Field นั้น ๆ
Input Mask	รูแปแบบที่ใช้บังคับป้อนข้อมูล เช่น กำหนดให้ป้อนได้เฉพาะตัวเลขได้ไม่เกิน 5ตัวเลข
Caption	ป้ายชื่อที่ติดแทนชื่อ Field ที่หัวคอลัมนืเมื่อแสดงข้อมูลแบบ Datasheet View
Default Value	การกำหนดค่าเริ่มต้น
Validation Text	แสดงกรอบข้อความเมื่อข้อมูลที่ป้อนเข้าไปไม่เป็นไปตามเงื่อนไงที่กำหนดไว้ใน Validation Rule
Required	กำหนดว่าต้องป้อนข้อมูลหรือไม่
Allow Zero Length	กำหนดว่าสามารถป้อนค่าว่าง (Null Value) ได้หรือไม่

                    4.3 เขียนคำอธิบายเกี่ยวกับฟิลด์ในช่อง description

          5. เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของการกำหนดคุณสมบัติต่างๆแล้ว ให้ทำการบันทึกโดยกดที่ SAVE

          6. จากนั้นเปลี่ยนมุมมองจาก Design View เป็น Datasheet View เพื่อกรอกข้อมูล

 

โดยในการกรอกข้อมูลนั้นต้องกรอกเรียงเป็นแถวแนวนอนไปตามฟิลด์ที่กำหนดไว้แล้วจึงค่อยกรอกแถวใหม่ไปเรื่อยๆ

การสร้างตารางใหม่

            1. เลือกเมนู Creat และคลิกที่ Table

 

               2. จะปรากฎตารางเปล่าเพิ่มขึ้น

 

            ให้ทำตามขั้นตอนของการสร้างตารางใหม่อีกครั้ง